Si votre entreprise acquiert de l’équipement, il est important de suivre sa valeur et de l’amortir au fil du temps. Cela vous aide à amortir les dépenses sur vos impôts, à économiser de l’argent pour de futurs achats et à contrôler la valeur de vos actifs. L’amortissement vous permet également de savoir quand il est temps de remplacer un équipement.
Vous pouvez utiliser différents types de méthodes d’amortissement pour le matériel de bureau. Le plus courant est l’amortissement linéaire, qui alloue un montant fixe du coût de l’équipement à chaque année de sa durée de vie utile. Pour calculer cela, commencez par le coût total de l’équipement et soustrayez la valeur de récupération (le montant que vous pouvez vous attendre à recevoir si vous vendez l’équipement à la fin de sa durée de vie utile). Divisez ensuite ce nombre par la durée de vie utile prévue de l’équipement.
Un autre type de méthode d’amortissement est la méthode de l’amortissement dégressif, qui déduit un pourcentage plus élevé du coût de l’actif au cours des premières années de sa durée de vie utile et un pourcentage plus faible au cours des années ultérieures. Pour le calculer, soustrayez la valeur de récupération du coût total de l’équipement et multipliez-la par le taux d’amortissement souhaité. Le résultat est le montant de l’amortissement que vous devez enregistrer dans vos livres pour l’équipement.
Il existe d’autres méthodes d’amortissement des équipements, y compris le système de recouvrement accéléré des coûts, qui est utilisé pour les biens mis en service avant 1987. L’IRS fournit des feuilles de calcul pour vous aider à calculer l’amortissement accéléré. Le MACRS a également des taux différents pour différents types d’équipements. Par exemple, les outils de fabrication et les tracteurs s’amortissent sur trois ans, tandis que les ordinateurs, le mobilier de bureau et les véhicules légers sont éligibles à des déductions sur cinq ans. L’immobilier, en revanche, se déprécie sur 27,5 ou 39 ans, selon le type de bien et l’emplacement.
Tenir de bons registres est essentiel à toutes fins fiscales, mais c’est particulièrement important lorsqu’il s’agit d’amortissement. Au fur et à mesure que vous amortissez votre équipement, vous devez conserver des registres de la date et des montants des dépenses associés à chaque entrée pour vous assurer que vous réclamez le montant correct sur vos impôts. Vous devez également tenir de bons registres lors de la vente ou du remplacement d’une pièce d’équipement, afin de pouvoir ajuster votre valeur comptable.
L’IRS a un moyen plus simple pour les petites entreprises de déduire les dépenses d’équipement, à partir de 2016. Vous pouvez dépenser des articles qui coûtent 2 500 $ ou moins, ce qui comprend la plupart des types d’équipement de bureau. Cependant, vous devez toujours disposer des enregistrements appropriés pour prouver que vous n’utilisez ces articles que pour votre entreprise et que vous ne les combinez pas à des fins personnelles. Pour cette raison, l’IRS n’a pas supprimé l’obligation de classer ces articles à moindre coût en tant que biens répertoriés.